Електронна трудова книжка: яких змін чекати найближчим часом

На початку лютого Верховна Рада України ухвалила Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Поки документ не підписаний президентом та не опублікований, тобто чинності не набув. Проте і роботодавцям, і працівникам слід бути готовими до змін.

Про основні норми закону і нововведення, яких слід чекати незабаром, розповідає заступниця директора Регіонального центру з надання безоплатної вторинної правової допомоги у Хмельницькій області Ольга Чорна.

Застарілий паперовий обліковий документ залишився нам у спадок з часів СРСР. Нині лише в Україні та Росії з-поміж усіх держав пострадянського простору система обліку трудової діяльності працівника використовує паперові трудові книжки.

За порушення вимог законодавства щодо ведення трудових книжок для роботодавців передбачена адміністративна відповідальність – штраф. Наприклад, невнесення запису в трудову книжку буде коштувати роботодавцеві однієї мінімальної заробітної плати за одне порушення (при наявності кількох порушень сума штрафу множиться на їх кількість). З огляду на суворість покарання учасникам трудових правовідносин важливо знати про новації.

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон) Верховна Рада України ухвалила 5 лютого цього року, 15 лютого документ направлено на підпис президенту. Та наразі закон ще не набув чинності. Дійсним він стане через три місяці після опублікування. Протягом трьох місяців з дня набрання чинності Законом Кабмін повинен забезпечити розроблення та затвердження нормативно-правових актів, що випливають із цього Закону, привести свої нормативно-правові акти у відповідність із ним, забезпечити приведення міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади їх нормативно-правових актів у відповідність із цим Законом.

Всі зміни, які цей документ вносить до низки нормативно-правових актів, мають на меті впровадити облік трудової діяльності працівника в електронній формі в Реєстрі застрахованих осіб. Особлива функція ведення Реєстру застрахованих осіб покладається на Пенсійний фонд України.

Відповідно до Закону включення Пенсійним фондом України до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у визначеному порядку та у встановлені строки. Це означає, що роботодавець та працівник повинні внести документи щодо трудової діяльності працівника в електронному вигляді до Реєстру соціального страхування через веб-портал електронних послуг ПФУ. Йдеться про скановані копії документів.

У законі зазначено, що на кожну застраховану особу заводитиметься  персональна електронна облікова картка, до якої включатимуть такі відомості, як прізвище, ім’я, по батькові працівника, відцифрований підпис, контактні дані, інформацію про освіту, страховий стаж, заробітну плату, належність до певної категорії осіб, наявність статусу, що дає право на пільги, трудову діяльність тощо.

Персоніфіковані відомості, що будуть включені до електронної облікової картки особи, зберігаються протягом усього життя особи, а після її смерті – протягом 75 років.

Завдяки таким нововведенням облік трудової діяльності працівників стане менш забюрократизованим, адже роботодавцеві не потрібно буде вести книгу обліку трудових книжок і вкладишів до них, забезпечувати наявність металевих сейфів та вогнетривких шаф для їх зберігання та робити копії документів на вимогу працівника. Це також зекономить час кадрової служби та унеможливить втрату трудової книжки. Щодо самих працівників, то вони матимуть додаткові інструменти для отримання необхідної інформації без зайвого звернення до Пенсійного Фонду України, а пенсія за віком нараховуватиметься автоматично.

Водночас у Законі записано, що на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, роботодавець в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу має оформити такому працівникові трудову книжку і вносити туди записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. При цьому сама трудова книжка має зберігатися у працівника.

Поради кадровій службі

Відповідно до Закону передача сканованих трудових книжок до Пенсійного фонду належить до обов’язків уповноважених осіб кадрових служб. Тому радимо цим особам завчасно перевірити наявність трудових книжок згідно зі списком працівників, а також книги обліку трудових книжок і вкладишів до них. У випадку відсутності трудової книжки слід скласти відповідний акт, написати доповідну записку на ім’я керівника підприємства, установи, організації та письмово повідомити про цей факт самого працівника.

Якщо трудову книжку загубили на підприємстві після укладення трудового договору з працівником, необхідно оформити дублікат, до якого внести інформацію про трудову діяльність, що передувала роботі на теперішньому місці роботи та підтверджена документами.

У разі, якщо відсутність трудової книжки виявить інспектор праці, то це кваліфікуватиметься як порушення вимог трудового законодавства, за яке можуть бути накладені штрафи:

• на підприємство – у розмірі однієї мінімальної заробітної плати, тобто станом на тепер 6000 грн (ст. 265 КЗпП);
• на винну посадову особу – 30–100 неоподаткованих мінімумів доходів громадян, тобто 510–1700 грн (ст. 41 КпАП).

Працівник також може вимагати компенсацію через суд.

Слід також з’ясувати, чи немає серед трудових книжок підробок. Бланки документа мають бути оригінальними. Зразок бланка трудової книжки затверджено постановою КМУ від 27.04.1993 № 301. Маркери справжнього бланка трудової книжки – колонцифри, проставлені на всіх сторінках, а серія і номер – на сторінках 1, 4, 5, 8, 57, 60, 61, 64.